cronos Unternehmensberatung GmbH

Rechnungsfreigabe in fünf Minuten statt in fünf Tagen

Neuer SAP-Workflow der HWA in Halle an der Saale in nur sechs Monaten amortisiert

Ausgangspunkt für die Workflow-Einführung bei der Halleschen Wasser und Abwasser GmbH (HWA) war der Wunsch, weniger Papier bewegen zu müssen. Die Rechnungsprüfung und -freigabe sollte schneller und einfacher werden, wobei die Prozesse sich eng an den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmensbereiche orientieren sollten. In nur sechs Monaten gelang es der HWA mit Unterstützung der cronos Unternehmensberatung aus Münster, diese Vorgaben umzusetzen. Und nach weiteren sechs Monaten hatten sich die Investitionen in den neuen SAP-Workflow bereits gerechnet.



Rund 30.000 Eingangsrechnungen durchlaufen bei der HWA, einem Tochterunternehmen der Stadtwerke Halle, jährlich den Prozess der Rechnungsprüfung. Bisher ein durchaus aufwendiges Verfahren, denn die HWA ist als Ver- und Entsorgungsunternehmen mit ihren Einrichtungen über das gesamte Hallesche Stadtgebiet auf insgesamt sechs Standorte verteilt. "Bislang bedeutete das für uns, dass wir das Papier quer durch die gesamte Stadt gefahren haben, und die geprüften Rechnungen dann kistenweise in die Hauptverwaltung zurückgeliefert wurden", beschreibt Babette Tenner, Abteilungsleiterin Finanzen/Rechnungswesen, die Ausgangssituation. Die Bearbeitung dieser Rechnungen erfolgte weitgehend manuell, erst am Ende wurden die Belege gescannt und im elektronischen Archiv abgelegt. Gerade dieser manuelle Aufwand wurde zunehmend untragbar. Denn in den vergangenen Jahren hat sich die HWA auch erfolgreich als kaufmännischer Dienstleister etabliert und betreut hier inzwischen 18 weitere Unternehmen, darunter weitere Töchter der Stadtwerke Halle, aber auch verschiedene Abwasserzweckverbände. "Dieses gewachsene Aufgabenspektrum zwingt uns einfach, die Prozesse rationeller zu gestalten und manuelle Tätigkeiten abzuschaffen, wo immer es geht. Denn wir benötigen unsere Mitarbeiter schlichtweg für andere Aufgaben", so Babette Tenner.



Überzeugungsarbeit geleistet

Einfach sollte die neue Workflow-Lösung sein, schnell implementiert und vor allem überzeugend. Schließlich galt es, das Projekt erst einmal intern zu "verkaufen", um so die nötigen Mittel genehmigt zu bekommen. In einem ersten Schritt wurde deswegen zunächst eine Bestandsaufnahme durchgeführt, um sowohl die Kosten als auch den Nutzen eines solchen Projektes genau zu durchleuchten – die Basis für die spätere interne Präsentation. Schon zu diesem frühen Zeitpunkt wurde mit der cronos Unternehmensberatung auch externe Unterstützung in Anspruch genommen, die von der für die IT zuständigen Konzern-"Schwester" IT Consult empfohlen worden war. Schon in dieser frühen Phase war klar, dass das Projekt in jedem Falle prozessorientiert aufgesetzt werden und deswegen von der Fachabteilung und nicht von der IT vorangetrieben werden sollte. Gleichzeitig musste der Aufwand gering gehalten werden. "Im kaufmännischen Bereich sind wir ja schon von Berufs wegen Pragmatiker. Deswegen stand von vornherein fest, dass keine zusätzliche Software beschafft werden darf, sondern die Anforderungen komplett mit dem vorhandenen SAP-System, sprich: dem SAP-Workflow umgesetzt werden mussten", fasst Babette Tenner das Vorgehen zusammen. Das Ergebnis dieser Vorarbeit überzeugte, und so gab es bereits nach der ersten Präsentation grünes Licht für den Start des Projektes im November 2004.



Prozesse individuell abgebildet

Die Umsetzung übernahm ein kleines Projekt-Team, an dem neben dem externen cronos-Berater nur Babette Tenner sowie zwei weitere Mitarbeiterinnen aus dem Bereich Finanzen/Rechnungswesen beteiligt waren. Gemeinsam ging es dann zunächst daran, die Anforderungen genauer zu spezifizieren. "Die Abläufe in einer Invest-Abteilung sehen komplett anders aus als im Labor oder in der Instandhaltung. Das sollte sich später so auch im Workflow widerspiegeln. Deswegen haben wir gerade in diese Prozessanalyse sehr viel Arbeit investiert", so Babette Tenner. Im Dialog wurden dann die Anforderungen auf Umsetzbarkeit geprüft und schließlich realisiert. "Das war ein sehr konstruktiver Prozess, in dem uns cronos praxisnah und kompetent unterstützt hat. Wir mussten uns beispielsweise nicht mit den Tiefen von R/3 beschäftigen, sondern haben unsere Anforderungen einfach formuliert und wenig später eine Lösung bekommen", beschreibt Babette Tenner die Vorgehensweise. Am Ende stand dann zum 1. April 2005 ein funktionierender Workflow für die rund 100 Mitarbeiter bereit, die vom Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe betroffen sind – inklusive einer HWA-eigenen Bearbeitungsmaske, die auf die individuellen Anforderungen hin optimiert worden war. Das System wurde anschließend schrittweise an den einzelnen Standorten in Betrieb genommen und lief von Anfang an ohne weitere Probleme. Mit einem neuen Hochleistungsscanner werden nun sämtliche Rechnungen elektronisch übernommen und anschließend die Rechnungsdaten in R/3 erfasst. Danach gehen sie direkt an die unterschiedlichen Abteilungen und werden dort elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Ähnlich strukturiert werden die Freigaben dann zurück an die Rechnungsprüfung übermittelt und zur Zahlung freigegeben. Der gesamte Prozess kann transparent nachvollzogen werden. Nicht nur direkt über den Workflow, sondern auch über einen "elektronischen Begleitschein", der mit der Rechnung archiviert wird und alle Bearbeitungsschritte, -stationen und -zeiten enthält. Eine Standardrechnung, die früher mindestens fünf Tage unterwegs war, kann jetzt diesen gesamten Prozess in nur fünf Minuten durchlaufen. Und das, obwohl man darauf verzichtet hat, auch Freigabeschritte zu automatisieren, beispielsweise, weil die Abweichung von Rechnung und Bestellung innerhalb einer definierten Toleranz liegt. "Bei der HWA gilt das Prinzip, dass jede Rechnung persönlich abgezeichnet werden muss. Das haben wir deswegen eins zu eins auch im Workflow umgesetzt", so Babette Tenner.



ROI in nur sechs Monaten

"In den ersten vier Wochen gab es sicherlich eine Menge Fragen, hauptsächlich zu Details in der Bedienung der Lösung. Aber seitdem läuft das System reibungslos. Unser Angebot, nochmals vor Ort zu kommen, um eventuelle Fragen direkt abklären zu können, wurde so gut wie gar nicht angenommen", so Babette Tenner. Aus ihrer Sicht ist dieses Projekt auch ein gutes Beispiel dafür, wie man sich den Nutzen von IT-Werkzeugen effizient erschließen kann, gerade auch im SAP-Umfeld. "Es genügt oftmals schon, einen bestehenden Zustand komplett zu erfassen und konsequent auf elektronischem Wege abzubilden. Ohne dabei der Versuchung zu erliegen, 1000 wünschenswerte Features gleichzeitig mit abzudecken", so ihr Fazit. Und der Erfolg gibt ihr Recht: Denn der neue Workflow hat sich in nur sechs Monaten komplett bezahlt gemacht. Nicht nur durch die Rationalisierungseffekte, die durch die weggefallene manuelle Bearbeitung und Verteilung der Papierrechnungen entstanden sind. Allein die Skonti, die durch die schnellere Bearbeitung der Rechnungen zusätzlich in Anspruch genommen werden konnten, trugen wesentlich zur schnellen Amortisation der Investitionen bei.



Die HWA

Die Hallesche Wasser und Abwasser GmbH beschäftigt 370 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2004 einen Umsatz von rund 85,5 Millionen Euro. Das Unternehmen wurde 1993 als hundertprozentige Tochter der Stadtwerke Halle gegründet und versorgt seither die Stadt Halle mit Trinkwasser und entsorgt das anfallende Abwasser.??Das schließt die Wassergewinnung in der Saale-Elster-Aue, die Wasseraufbereitung im Wasserwerk Halle-Beesen, die Wasserverteilung über das Leitungsnetz in der Stadt und die Sicherung einer einwandfreien Trinkwasserqualität ebenso mit ein, wie die Ableitung von Schmutz- und Regenwasser über das Kanalnetz bis hin zur Abwasserreinigung auf der Großkläranlage Halle-Nord.??Für den Wasserzweckverband Saalkreis führt das Unternehmen den Betrieb. Für verschiedene Abwasserzweckverbände oder für einzelne Kommunen im benachbarten Landkreis führt die HWA unterschiedlichste Dienstleistungen von der kaufmännischen Beratung bis hin zum technischen Betrieb von Anlagen aus.??Große Anstrengungen unternahm das Unternehmen für die Sanierung und Modernisierung der technischen Infrastruktur. Mit einem Investitionsvolumen von fast 300 Millionen EUR seit 1995 wurden wassertechnische und abwassertechnische Anlagen errichtet, erneuert und die Leitungsnetze teilsaniert. Besonders im Abwasserbereich konzentriert sich in den letzten Jahren das Baugeschehen: im Osten der Stadt wird ein neuer Hauptsammler errichtet, technisch überholte Kläranlagen wurden stillgelegt, die Kläranlage Halle-Nord neu errichtet.



Autor: Uwe Pagel, exklusiv für Energie Spektrum