Schleupen AG

Schleupen integriert EASY in die neue CS-Welt

Document Management wird als CS.DM vermarktet

Über die neue scWinCold-Schnittstelle hat die Schleupen AG, Moers, das Dokumenten Management System von Easy jetzttechnisch in die eigene Lösung Schleupen.CS integriert. Damit können sämtliche Funktionalitäten von Easy für die Archivierung des Dokumenten-Outputs, der in Schleupen.CS erzeugt wird, direkt aus den einzelnen CS-Modulen heraus genutzt werden. Das gilt für Ausgangsrechnungen, Journale, Protokolle ebenso wie beispielsweise für die Belege der Verbrauchsabrechnung im Energiebereich - etwa bei der Jahresabrechnung, bei der je nach Kundenanzahl große bis sehr große Dokumentenmengen erzeugt werden. Die Dokumente werden automatisch indiziert und verschlagwortet. Sie stehen so jederzeit online zur Verfügung, der Zugriff erfolgt ebenfalls direkt aus den Schleupen-Modulen heraus. Durch den hohen Integrationsgrad lassen sich die Einsparungspotenziale eines Archivsystems einfach erschließen, die Einführung ist schnell und unaufwendig. Auch die alltäglichen Arbeitsabläufe, beispielsweise im Kundendialog, können über das DMS sehr viel effizienter gestaltet werden, als mit der klassischen Papierablage. Als integrierte Lösung wird Easy unter der Bezeichnung "CS.DM_Dokumentenmanagement" vermarktet. CS.DM ist Nachfolger der Schleupen-eigenen DMS-Lösung, die nicht mehr weiterentwickelt wird. In die Anwendungen für die steuerberatenden Berufe wird die Schnittstelle ebenfalls integriert, die Einbindung in die Anwendungen für die öffentliche Verwaltung ist geplant.

Im Unterschied zu anderen COLD-Schnittstellen bietet scWinCold speziell für Easy eine ganze Reihe von Vorteilen. So ist die Indizierung unabhängig vom einzelnen Dokument direkt in der Anwendung realisiert, zusätzliche, nicht im eigentlichen Dokument enthaltene Suchbegriffe werden direkt aus den Schleupen.CS-Anwendungen mitgeliefert und in die Indexfelder übernommen. Dabei bietet das System eine absolute Revisionssicherheit, auch Änderungen am Dokumenten-Layout wirken sich nicht auf Dokumente aus, die vor der Änderung erzeugt wurden.

Neben der scWinCold-Schnittstelle bietet CS.DM Funktionen für die Archivierung und Recherche, die Übertragung der Daten auf optische Speichermedien, für die Automation komplexer Arbeitsabläufe über verschiedene Easy-Module hinweg sowie den Schleupen PCL-Viewer für die Anzeige des Dokuments auf dem Bildschirm. Über das Modul "Office nach Archiv" kann auch die Microsoft Office-Welt direkt in die Archivierung eingebunden werden. Für die Übernahme der Daten aus dem bisherigen Schleupen-Archivsystem stehen eigene Konvertierungsprogramme zur Verfügung.