Solitas Informatik AG

Schon beim Angebot: Briefkästen in Wort und Bild

Durchgängiges Document Management bei Renz mit InfoStore realisiert

Wie die Briefkastenanlage einmal aussehen
soll, kann man schon unmittelbar nach
Eingang der Anfrage erkennen. Die
CAD-Zeichnung entsteht im Vertrieb
automatisch am Bildschirm, nach Eingabe
aller erforderlichen Kenngrößen. Und: sie ist
damit fester Bestandteil aller daraus
abgeleiteten Dokumente, vom Angebot bis
zum Fertigungsauftrag. Die Verarbeitung
dieser CAD-Daten im IPDS-Formats war
deswegen eine der wichtigsten
Anforderungen bei der Einführung des
Document Management Systems InfoStore
bei der Erwin Renz Metallwarenfabrik GmbH &
Co. KG in Kirchberg/Murr. Gleichzeitig wurde
die Lösung des DMS-Spezialisten Solitas
aber auch in sämtliche Prozesse der
Materwirtschaft und des Rechnungswesens
integriert, von der Anfrage bis zum
Lieferschein, vom Fertigungsauftrag bis zur
Rechnung.

Briefkasten ist nicht gleich Briefkasten, die
Variantenvielfalt bei Renz, dem Marktführer für
Briefkastenanlagen in Europa, ist enorm.
Ganze fünf Prozent der Produktion sind
standardisierte Produkte, der Rest wird
kundenindividuell gefertigt - von der
Briefkastenanlage für den Wohnblock, über
Sicherheitsbriefkästen für Autowerkstätten
oder öffentliche Einrichtungen bis zum
"Designer"-Briefkasten nach Vorgaben des
Architekten. Erstellt werden diese Varianten
mit dem Variantenkonfigurator, einer
individuell für Renz entwickelten Lösung. Über
das integrierte Autocad-System entstehen die
CAD-Zeichnungen weitestgehend
automatisch, schon bei der Erstellung des
Angebots durch den Sachbearbeiter im
Vertrieb. Diese Zeichnung ist dann der Dreh-
und Angelpunkt bei der Weiterverarbeitung der
Dokumente. Sie muss auf Knopfdruck zur
Verfügung stehen, etwa wenn der Kunde
anruft und Fragen zu den Details der
Ausführung hat. Aber auch in der Fertigung,
denn bei einem Durchsatz von rund 6.000
Fertigungsaufträgen täglich kann man sich
Verzögerungen durch Unklarheiten nicht
leisten. Die CAD-Zeichnung ist deswegen
integraler Bestandteil vieler Dokumente. Und
genau das war das Hauptproblem: diese
Daten, die im AS/400-spezifischen
IPDS-Format vorliegen, konnte zunächst kein
Document Management System verarbeiten.
Erst mit InfoStore gelang es, die CAD-Grafiken
in die Dokumente zu integrieren und damit
auch im Archiv verfügbar zu machen.

Auch sonst wollte man sich bei Renz nicht mit
halben Sachen zufrieden geben. Ziel war es,
die DMS-Lösung in alle relevanten
Geschäftsprozesse einzubinden, auch
softwaretechnisch. Zum einen musste
InfoStore hier in die individuell entwickelten
Anwendungen der Materialwirtschaft und des
PPS-Systems integriert werden, zum anderen
wurde das Intregrationsmodul für die
DKS-Finanzbuchhaltung von der IBM genutzt.
Auch in die elektronische Kommunikation
wurde InfoStore integriert, beispielsweise für
den Versand der Dokumente per eMail oder
Fax. Schließlich ging es nicht in erster Linie
darum, das Papier abzuschaffen, sondern die
Geschäftsprozesse bereichsübergreifend zu
optimieren.

Das Projekt begann ganz klassisch mit der
Analyse der bestehenden Abläufe, bevor es
an die Auswahl des Systems ging. Nicht nur
sämtliche Bereiche mussten dabei betrachtet
werden, auch die verschiedenen Standorte in
Deutschland, von den
Vertriebsniederlassungen bis zum Zweigwerk
im sächsischen Döbeln. Denn auch die
mussten in das Document Management
eingebunden werden. Zwischen den
Auswahlprozess und den "Roll-Out" des
Systems in die Bereiche und Standorte
schaltete man zusätzlich eine Testphase, in
der die wesentlichen Abläufe abgebildet
wurden. Nicht nur, um das System auf seine
Funktionalität zu prüfen, sondern auch um
weitere Optimierungen der Prozesse zu
realisieren. Besonders zufrieden war Martin
Ebinger, Leiter IT/Organisation bei Renz,
schon zu diesem Zeitpunkt mit der
Kommunikation zum Hersteller Solitas.
"Sowohl bei der versprochenen Funktionalität,
als auch bei den Terminabsprachen und den
vereinbarten Kosten hielt sich Solitas exakt an
die Vereinbarungen", für ihn mit ein Grund
dafür, dass das Projekt bislang absolut
termingerecht und erfolgreich verlaufen ist. So
ging als erster Bereich im Januar 2001 der
Vertrieb mit InfoStore "in Produktion", und das
gleichzeitig am Sitz in Kirchberg, in den
größeren deutschen
Vertriebsniederlassungen sowie im
Zweigwerk Döbeln. "Richtig erschrocken
waren wir über die Akzeptanz, die das neue
System von Anfang an fand," so Annette von
Neubeck und Udo Walter, verantwortlich für
die Einführung von InfoStore. Mit Schulungen
und Mitarbeiterhandbüchern hatte man die
Einführung zwar vorbildlich vorbereitet. Was
man aber nicht erwartet hatte, war, dass viele
Mitarbeiter das System von Beginn an
vollständig nutzten, und die für die
Einführungsphase parallel vorgesehene
Möglichkeit der Ablage in Papierform
schlichtweg ignorierten.

Im ersten Halbjahr 2001 folgten dem Vertrieb
das Rechnungswesen und der Einkauf, so
dass inzwischen alle wesentlichen
Geschäftsprozesse mit Hilfe von InfoStore
unterstützt werden. In weiteren Schritten
sollen jetzt die weiteren Anforderungen in der
Fertigung – hier geht es hauptsächlich um die
Archivierung von Dokumentationen im
technischen wie im organisatorischen
Bereich – sowie der Geschäftsführung mit
InfoStore abgebildet werden. Eins steht für
Martin Ebinger aber schon jetzt fest: Die
Einführung der DMS-Lösung hat sich
ausgezahlt! "Bereits nach einem halben Jahr
sind die Einsparungseffekte spürbar, nicht nur
bei den Papierkosten oder weil wir die
Wartung von vier großen Druckern kündigen
konnten." Die Prozesse in den einzelnen
Bereichen liefen heute spürbar effizienter als
früher. Und selbst die Investition in
24-Zoll-Bildschirme für den Vertrieb - damit
die Mitarbeiter dort mit dem Konfigurator
arbeiten und gleichzeitig auch die Dokumente
via InfoStore anzeigen können, ohne scrollen
oder verschiedene Fenster aufrufen zu
müssen - habe sich in Kürze amortisiert.