TallyGenicom Computerdrucker GmbH

Trotz Archiv und DMS: das Papier bleibt der Kanzlei erhalten

Worauf es beim Druckereinsatz in der Kanzlei ankommt

Der Traum vom papierlosen Büro wird zumindest in der Kanzlei bis auf weiteres ein Traum bleiben. Zwar setzen immer mehr Anwälte auf moderne Werkzeuge für die elektronische Archivierung und das Dokumenten Management, schon um die Abläufe in der Kanzlei rationeller zu gestalten und auf wichtige Informationen schnell zugreifen zu können, ohne mühsam die Akten durchforsten zu müssen. Doch im Dialog mit dem Mandanten oder mit dem Gericht ist und bleibt das Papier weiterhin das wichtigste Medium.




Ob es sich um die Korrespondenz mit Mandanten oder dem Staatsanwalt handelt, um den mehrseitigen Schriftsatz zur Vorlage, oder auch um das E-mail, das dann den betreffenden Unterlagen beigefügt wird. Entscheidend ist es in jedem Fall, dass dieses Dokument auf Papier zur Verfügung steht. Und vor allem auch in der entsprechenden Qualität. Die Zeiten, in denen alles schwarz auf weiß niedergeschrieben wurde, sind längst vorbei, die Farbe spielt deswegen eine zunehmend wichtige Rolle. Das bedeutet aber auch, dass eine Kanzlei ganz spezielle Anforderungen an eine Druckerlösung hat. Ein Multifunktionsgerät, das druckt, faxt und scannt, ist hier nicht immer die erste Wahl, denn mit einem Multifunktionsgerät muss man auch immer Kompromisse eingehen, sei es in der Schnelligkeit, sei es bei der Druckqualität, sei es auch bei der einfachen Bedienbarkeit. Schließlich ist gerade in der Kanzlei Zeit auch Geld, die deswegen nicht am Drucker vergeudet werden sollte. Deswegen sollte man bei der Auswahl darauf achten, dass der Drucker diese Eigenschaften mitbringt. Und dass er vor allem nicht gerade dann ausfällt, wenn man ihn am Dringendsten benötigt.




Hardware braucht Service


Mit der Anschaffung eines Druckers allein ist es jedoch nicht getan. Zwar bieten Discounter heute auch leistungsfähige Geräte zum günstigen Preis, aber spätestens im Fall der Fälle, nämlich wenn der Drucker ausfällt und aus diesem Grund die Kanzlei lahm zu legen droht, wird klar: Hardware braucht Service. Denn wer kann es sich erlauben, dass Terminsachen liegen bleiben, nur weil notwendige Dokumente nicht ausgedruckt werden können. Eine Kaufentscheidung sollte sich daher immer am konkreten Dienstleistungsangebot des Anbieters orientieren. Denn was hilft es, wenn man zwar eine Service-Rufnummer hat, aber dann der richtige Ansprechpartner für das technische Problem auf Kosten des Kunden quer durch Deutschland anreisen muss? Die Zeiten, in denen für einen Druckerhersteller seine Dienstleistung nach Auslieferung seines Produktes beendet war, sind vorbei. Gefragt sind Lösungsanbieter, die nicht nur den richtigen Drucker für die jeweilige Anforderung selbst, sondern auch Service und Verbrauchsmaterialien aus einer Hand liefern können. Nur mit dem entsprechenden Angebot wird man künftig am Markt bestehen können.




Neues Konzept zur Senkung der Druckkosten


Druckkosten werden nicht nur allein vom Anschaffungspreis des Druckers, sondern vor allem von Aufwendungen für Verbrauchsmaterial, Wartung, Service und Papier bestimmt. Für den Kunden ist es ausgesprochen schwierig, die einzelnen Posten genau zu kalkulieren, denn sie lassen sich kaum planen, da sie vom Druck-Output abhängig sind. Grundsätzlich bevorzugt der Kunde einen Fix-Preis, mit dem er rechnen kann. Vor allem will er aber nur für das bezahlen, was er wirklich verbraucht oder braucht. Ein praktikables Konzept ist daher, die Lieferung von Verbrauchsmaterial und Servicedienstleistung zu verbinden und zu einem günstigen Preis als komplettes Leistungspaket über eine vereinbarte Vertragslaufzeit anzubieten. Zu besten Konditionen erhält der Kunde so absolute Funktionssicherheit und Qualität bei kurzfristiger Verfügbarkeit. Konkret sieht das beispielsweise wie folgt aus: Der Kunde bestellt Verbrauchsmaterial für den Drucker (auch für sein bestehendes Equipment). Geliefert wird am nächsten Arbeitstag, inklusive Service und Support-Leistungen für die gesamte Vertragslaufzeit. Im Service inbegriffen sind dabei auch Fahrtkosten und Arbeitslohn. Neben gesenkten Druckkosten entlastet dieses System die Mitarbeiter, die sich anstatt dem Drucker zu widmen wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Das Output-Management wird so wesentlich effektiver und zugleich sinken die administrativen Kosten. Zusätzlich können weitere Leistungspakete angeboten werden, die zum Beispiel Ersatz- oder Verschleißteile beinhalten. Und auch die umweltgerechte Entsorgung bzw. das Recycling der leeren Tonerkartuschen ist die ein umfassendes Servicekonzept sichergestellt.




Drucken, wann immer man möchte und wo immer man möchte


Auch wenn sich das so genannte Mobile Computing via Handy momentan noch in den Kinderschuhen befindet, auf lange Sicht wird man sich daran gewöhnen müssen, dass der Anwender seine Hardware im Büro auch von unterwegs aus ansteuert. Das gilt insbesondere auch für den Drucker. Denn an der Bedeutung des Papiers in der Kanzlei wird sich, wie bereits beschrieben, wenig ändern. Wichtig ist es deswegen, alle mit dem Papier verknüpften Geschäftsprozesse effizienten und einfacher zu gestalten. Das bedeutet etwa, dass Dokumente und Durchschläge künftig nicht mehr auf Papier verschickt werden, sondern direkt auf dem Drucker des Adressaten ausgedruckt werden. So wird man in nicht allzu ferner Zukunft seine Druckaufträge einfach mit dem Handy absenden, und das Dokument kommt direkt aus dem Drucker der Sekretärin.




Autoren: Brigitte Zingler und Uwe Pagel, exklusiv für FACTS