The Virtual Solution

Urlaubsplanung von A bis Z: Einheitliche Prozesse von Kasachstan bis Deutschland

Sun Microsystems setzt beim Management konzernweiter Abwesenheitsplanung auf Web Services von The Vi

Wenn große internationale Teams eines
Unternehmens effektiv zusammenarbeiten sollen, muss
die Koordination exakt stimmen. Die verlässliche
Einsatzplanung aller Teammitglieder und die gerechte
Verteilung und genaue Abrechnung von restlichen
Urlaubsansprüchen ist dabei nicht selten ein
organisatorisches Meisterwerk. Besonders in großen
Unternehmensstrukturen mit unzähligen
Niederlassungen in aller Welt ist es trotz modernster
Anwendungen rund um das Personalmanagement
eine Herausforderung, den Überblick über sämtliche
Mitarbeitereinsatzpläne zu behalten und den
Ansprüchen an eine transparente Bilanzierung von
Urlaubsrückstellungen Rechnung zu tragen. Aus
diesem Grund war es das erklärte Ziel der Abteilung
Personalabrechnung von Sun Microsystems
Deutschland GmbH, die Abwicklung und Kontrolle von
Urlauben, Dienstreisen, Krankheitsausfällen oder
Freizeitausgleichen zu beschleunigen und für alle
Unternehmensstandorte im In- und Ausland einheitlich
zu definieren und verfügbar zu machen. Schlanke und
effiziente Prozesse sollten als Web Service die
vollständige und zentrale Urlaubs- und
Abwesenheitsplanung optimieren. Mit der Entwicklung
und konzernweiten Einführung des "Vacation Tools"
durch den Javaspezialisten The Virtual Solution GmbH
kann der internationale Hard- und Softwareanbieter
heute alle organisatorischen Anforderungen abdecken,
die eine zuverlässige und transparente
Abwesenheitsplanung mit sich bringt. Rund um den
Globus arbeiten jetzt 2.500 Sun-Mitarbeiter mit der
workflowbasierten Java-Applikation der Münchner
Softwareschmiede. Dabei geht Sun einen weiteren
Schritt, seine organisatorischen Prozesse im
Personalmanagement als Web Service konzernweit zur
Verfügung zu stellen. Das Ergebnis: Weltweit
einheitliche, transparente Prozesse und konsolidierte
Mitarbeiterdaten, die von jedem Standort aus
aufgerufen werden können.

Bei der Beantragung und Genehmigung des
Sommerurlaubs oder eines Auswärtstermins kann ein
Papierformular auf seiner Reise durch das
Unternehmen oft langwierige und verschlungene Wege
gehen. Anträge werden auf dem Schreibtisch des
Vorgesetzten verlegt oder Kollegen, die sich
gegenseitig fachlich vertreten sind beide im Urlaub.
Diese Szenarien waren der verantwortlichen
Mitarbeiterin im Bereich "Payroll" von Sun
Microsystems Deutschland in ihrem Tagesgeschäft
nicht fremd. Ein isoliertes Verwaltungssystem und die
rasant steigende Mitarbeiteranzahl im In- und Ausland
machte eine effiziente personaltechnische Betreuung
und Koordination unmöglich. Die Notwendigkeit eines
zentralen Werkzeugs zur elektronischen und vor allem
automatischen Unterstützung sämtlicher
Abwesenheitsformulare sowie deren Bearbeitungs-
und Änderungsprozesse lag auf der Hand. Die so
entstandene Forderung nach einer umfassenden und
praxisnahen Workflow-Lösung, die konzernweit als
Service zur Verfügung steht, wurde von The Virtual
Solution mit dem Vacation Tool nach nur viermonatiger
Entwicklungszeit erfolgreich realisiert und ohne
Schulungsbedarf der Mitarbeiter live geschaltet. "Mit
der Lösung von The Virtual Solution haben wir ein
Werkzeug, das alle unsere gestellten funktionalen und
technischen Forderungen vollständig abdeckt und
zudem für jeden Mitarbeiter leicht und flexibel zu
bedienen ist”, so Jürgen Uhlemann, MIS Consultant
Sun Microsystems Deutschland GmbH.

Web Services - Effiziente Organisationsprozesse
für den weltweiten Einsatz

Seit dem Abschluss des DACH- und MEDI/MEA-weiten
(Mediterranean, Middle East and Africa) Rollouts der
Java-Applikation im Februar 2002, greifen 2.500 Sun-
Mitarbeiten direkt und weltweit auf die
Softwarefunktionalitäten des Vacation Tools zu – von
der elektronischen Antragsstellung, Prüfung und
Genehmigung über persönliche und abteilungsweite
Urlaubskonten und Jahresplanungen bis hin zum
Reporting. Dabei werden die entsprechenden
Mitarbeiterdaten aus den Auslandsniederlassungen
und Tochtergesellschaften der 11 Länder konsolidiert
und zentral auf Sun-Solaris Servern in Griechenland
und Deutschland verwaltet. Rund um den Globus
erfassen heute die Mitarbeiter des High-Tech-Konzerns
ihre Anträge elektronisch in der jeweiligen
Landessprache – egal ob allgemeiner Jahresurlaub,
Sonderurlaub für den privaten Umzug oder den
Mutterschutz, auswärtige Kunden- und Messetermine
oder Krankheitsfälle. Durch die im System hinterlegte
Organisations- und Berechtigungsstruktur des
Konzerns werden die verschiedenen Anträge
automatisch an den zuständigen
Personalverantwortlichen zur Prüfung, Freigabe oder
eventuellen Änderung weitergeleitet. Auf persönlichen
Urlaubskonten werden für jeden Mitarbeiter die
aktuellen Stati der beantragten, genehmigten oder
abgelehnten Anträge sowie der verbleibende
Urlaubsanspruch übersichtlich und nachvollziehbar
verwaltet. Zur sinnvollen Jahresplanung und
Vertreterregelung stehen dem
Abteilungsverantwortlichen neben den einzelnen
Urlaubskonten auch abteilungsweite Abwesenheits-
und Urlaubskalender zur Verfügung. So ist er
beispielsweise im Fall eines Urlaubantrags jederzeit in
der Lage, den persönlichen Jahresanspruch des
jeweiligen Mitarbeiters zu überprüfen und den
gewünschten Urlaubszeitraum mit der Abwesenheit
von Abteilungskollegen abzugleichen. Zudem hat er
die Möglichkeit, unterschiedliche Anträge nach ihrer
Prüfung "gesammelt" zu genehmigen.

Umfassende Funktionalitäten für das Reporting
informieren sowohl den Mitarbeiterverantwortlichen als
auch die Personalabteilung in der
Unternehmensverwaltung über unternehmensweite,
niederlassungs- oder abteilungsspezifische
Urlaubszyklen und –arten sowie über verbleibende
Restansprüche der einzelnen Mitarbeiter. Diese
Auswertungen erlauben zum Jahresabschluss die
korrekte Ausweisung von Resturlauben und die
zuverlässige Bilanzierung von Urlaubsrückstellungen.
Die Verwaltung und Anpassung der Softwarelösung
erfolgt einfach und flexibel über entsprechende
Konfigurationsmasken. Der zuständige Administrator
definiert die grundsätzlichen Ansprüche und
Eigenschaften eines Mitarbeiters gemäß seinem
Arbeitsvertrag wie beispielsweise Urlaubstage, die
Abteilung und den zugehörigen Unternehmensbereich
sowie die länderspezifischen Feiertage der jeweiligen
in- oder ausländischen Niederlassung. "Der Einsatz
des Vacation Tools erlaubt uns durch fest definierte
und konzernweit verfügbare Prozesse unsere
organisatorischen Geschäftsabläufe um ein Vielfaches
effizienter gestalten\ so Jürgen Uhlemann.

Daten

Fachliche Verantwortung:

Sun Microsystems GmbH

Jürgen Uhlemann

Sonnenallee 1

85551 Kirchheim-Heimstetten

Tel.: +49 89 4 60 08-0

Fax: +49 89 4 60 08-2222

Juergen.Uhlemann@Sun.com

www.sun.de

The Virtual Solution Software GmbH

Florian Hoefter

Reitmoorstr. 9

80538 München

Tel.: +49 89 291 651 26

Fax: +49 89 291 651 27

f.hoefter@virtual-solution.de

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Harald Gessner

Sonnenallee 1

85551 Kirchheim-Heimstetten

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