VISOS GmbH

VISOS Instandhaltung jetzt auch webbasiert

Mehr Effizienz bei Arbeitsvorbereitung, Zeiterfassung und bei Störungsaufträgen

Sauber geplant und schnell ausgeführt – mit den neuen Funktionalitäten der Instandhaltungslösung "VI" der Ulmer VISOS GmbH sind Unternehmen nun in der Lage, die Kapazität ihrer Servicetechniker und Einsatzfahrzeuge optimal im Voraus zu planen und gleichzeitig flexibel und vor allem zügig auf ungeplante Störungen zu reagieren. Im Vordergrund steht zum einen das neue Modul zur detaillierten "Arbeitsvorbereitung und Kapazitätsplanung". Dabei werden mittels einfacher und selbst einstellbarer Kalenderoberflächen sämtliche Aufträge grafisch dargestellt und die Auslastung der Servicemannschaft oder des Fuhrparks optimal geplant, so dass keine Über- bzw. Unterkapazitäten auftreten. Zum anderen sorgt das Modul "Arbeitszeiterfassung" für die lückenlose Rückmeldung der getätigten Instandhaltungsarbeiten und verwaltet Urlaubszeiten, Krankheitsfälle, Arbeitszeitausgleiche oder Rufbereitschaften aller Mitarbeiter. Darüber hinaus erlaubt das überarbeitete und nun ebenfalls browserorientierte Modul "Störungsmeldung", ungeplante Wartungs-Ereignisse dezentral via Internet zu erfassen und diese über ein mobiles Empfangsgerät direkt an den Servicetechniker weiterzuleiten, der sich laut Kapazitätsplan in der Nähe befindet.




Ungeplante Störungen können empfindliche Betriebsausfälle nach sich ziehen, vor allem dann, wenn sie nicht zeitnah erfasst und bearbeitet werden können. "Mit unseren neuen VI-Modulen wollen wir zeigen, wie insbesondere dezentral verteilte Strukturen ihre Instandhaltungsprozesse webbasiert und reibungslos abwickeln können. Produziert ein Unternehmen zum Beispiel an verschiedenen Standorten, müssen technische Ausfälle in den jeweiligen Niederlassungen direkt vor Ort im System erfasst werden können, damit das Unternehmen den Fehler ohne Zeitverlust beheben kann", so Klaus-Peter Rzepa, Geschäftsführer der VISOS GmbH.




Als wichtige Vorrausetzung für diese "mobilen" Instandhaltungsabläufe können mit dem Modul "Kapazitätsplanung / Arbeitsvorbereitung" sowohl die Mitarbeiter als auch die Koordinatoren in der Personal- oder Fachabteilung eine transparente Arbeitsvorbereitung umsetzen. Mittels einer variablen webfähigen Oberfläche werden in unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat und Jahr) die Auslastungen der einzelnen Mitarbeiter, Gruppen oder Bereiche in Stunden oder in Prozent angezeigt. Der Anwender hat die Möglichkeit, die Aufträge nach den Stati "eingegangen", "erledigt" und "in Arbeit" zu sortieren und mit Hilfe individueller Kriterien entsprechende Aufträge zu suchen. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags erfolgt stets ein Abgleich mit den hinterlegten Arbeitszeitprofilen, um eine Über- oder Unterkapazität zu vermeiden. Diese Kapazitätsplanung lässt sich auch für die Verwaltung der Einsatzfahrzeuge bzw. -geräte anwenden. Das neue VI-Modul "Arbeitszeiterfassung" verwaltet neben Rufbereitschaften oder Urlaubs- und Krankheitszeiten alle geleisteten Arbeiten. Dabei werden auf Basis der Mitarbeiter-Arbeitszeitprofile aus den Stammdaten die getätigten Arbeiten detailliert beschrieben: von der Kostenstelle und der Kurzbeschreibung des Auftrags bis hin zu den geleisteten Arbeitsstunden und den gewährten Zulagen. Darüber hinaus können sowohl die angefallenen Fahrleistungen inklusive der Kilometerleistung als auch die Einsatzstunden im System gebucht werden. Um mögliche Zeitüberschneidungen oder Falschangaben zu überprüfen, werden bereits erfasste Arbeitsleistungen angezeigt. Anschließend lassen sich die Daten an beliebige Personal- oder Auftragsmanagementsysteme exportieren. Die Erfassung und Verwaltung von ungeplanten Ereignissen kann künftig mit dem webbasierten "Störungsmeldungsmodul" reibungslos abgewickelt werden. Tritt ein Störfall auf, so kann dieser dezentral von jedem Ort aus via Internet erfasst werden, wobei ein entsprechender Störauftrag automatisch in VI erzeugt wird. Die Beschreibung und Klassifikation des Ereignisses wird direkt am Objekt in der zentralen VI-Datenbank erfasst. Für die Abarbeitung der Störmeldung lassen sich verschiedene Vorgehensweisen individuell vorkonfigurieren, wie beispielsweise die Meldung des Alarms an verschiedene Personen. Anschließend wird die Meldung automatisch an den entsprechenden Servicetechniker weitergeleitet – via Email, auf ein mobiles Endgerät oder auch via Sprachausgabe. Durch seine flexible Anpassbarkeit kann das webbasierte Modul zudem für die Auftragserteilung im Haus oder von externen Dienststellen genutzt werden.




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Gegründet am 1. Januar 2001, ist die Ulmer VISOS GmbH spezialisiert auf Organisationsberatung und Geschäftsprozessoptimierung sowie auf die Softwareauswahl, Softwareeinführung und –integration von Unternehmensanwendungen. Im Sommer 2003 wurde die VISOS AG in der Schweiz gegründet. Derzeit betreut die VISOS mit rund 25 Mitarbeitern mehr als 150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben dem Beratungsangebot entwickelt VISOS, gemeinsam mit dem Tochterunternehmen SWI GmbH, das Softwarepaket VISOS Instandhaltung, das derzeit von 100 Industrieunternehmen und Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft erfolgreich eingesetzt wird.