cronos Unternehmensberatung GmbH

Vom Laubenpieper bis zum Hochhaus: neues Hausanschlussmanagement bei der Bewag

team utilities/HAV von cronos und GISA erfolgreich eingeführt

Wenn es um IT-Werkzeuge geht, setzt man bei Vattenfall Europe dem Wildwuchs der Anwendungen konsequent einheitliche Standards entgegen. Und das im Großen wie im Kleinen: so wurden beispielsweise schon kurz nach Zusammenschluss des neuen Energiekonzerns im letzten Jahr die drei SAP R/3-Systeme der Bewag, der HEW und der ehemaligen VEAG in einem einzigen System zusammengeführt. Aber auch beim Hausanschlussmanagement sollte eine Lösung gefunden werden, die für die gesamte Gruppe passt. Die Vorreiterrolle übernahm hier die Berliner Bewag. Seit Januar 2004 arbeitet sie mit dem team utilities/HAV, einem Gemeinschaftsprodukt der GISA, Halle, und der cronos Unternehmensberatung, Münster, das als Add-On direkt auf dem SAP-System aufsetzt.




Der Ablauf des Hausanschlussmanagements ist im Prinzip überall gleich, von der Anfrage über das Angebot, die Beauftragung und die Durchführung bis hin zur Rechnung. Aber dann kommen die regionalen Besonderheiten, und die sorgen dafür, dass es eben doch nicht überall gleich abläuft, so Kerstin Riesch, "Herrin" über rund 280.000 Hausanschlüsse der Bewag, zur Ausgangslage für das Projekt. Und regionale Besonderheiten gibt es bei der Bewag reichlich. Beispielsweise die Laubenpieper-Kolonien, eine ganz typische Berliner Institution, aus Sicht des Hausanschlussmanagements aber eine echte Herausforderung. Denn jede Kolonie ist anders: die eine hat einen zentralen Anschluss und verteilt den Strom dann an die einzelnen Mitglieder weiter, bei der anderen ist jede Parzelle separat ans Netz angeschlossen, und bei wieder anderen sind die einen zentral und die anderen über Stichstraßen direkt angeschlossen. Oder die riesigen Hochhaussiedlungen, die mit den andernorts üblichen Anschlüssen von bis zu 500 Ampère nicht auskommen, sondern gleich mehr als das Doppelte benötigen, nämlich 1.250 Ampère. Dazu kommen technische Besonderheiten, wie etwa die unterschiedlichen Netzinfrastrukturen in den ehemals geteilten Stadthälften oder die Vorgabe der Stadt Berlin, Kabel grundsätzlich unterirdisch zu verlegen. Vor diesem Hintergrund war es natürlich entscheidend, ein System zu finden, das über den Standardprozess hinaus auch an die Besonderheiten vor Ort anpassbar ist - nicht nur in Berlin, sondern in Zukunft beispielsweise auch in Hamburg bei der HEW. Deswegen mussten wir zunächst einmal die Prozesse innerhalb der einzelnen Unternehmen der Vattenfall Europe-Gruppe genau unter die Lupe nehmen, beschreibt Kerstin Riesch die Anfänge des Projekts vor zwei Jahren.




Am Beginn stand aus diesem Grund erst einmal die Definition eines Soll-Prozesses, der die Abläufe enthielt, die für alle Vattenfall Europe-Unternehmen gleich gestaltet werden konnten. Darauf aufbauend wurden anschließend alle Besonderheiten genauestens beschrieben. Das Ergebnis: ein äußerst ausführliches Pflichtenheft, das als Grundlage für eine Produktentscheidung dienen sollte. Es war kein ganz einfaches Unterfangen. Denn Vattenfall Europe war ja gerade erst gegründet worden, und da waren alle Dinge in Bewegung, erinnert sich Kerstin Riesch. Zudem gestaltete sich die Produktauswahl nicht so einfach, wie vorgestellt. Wir haben gedacht, schauen wir einfach mal, was es auf dem Markt gibt. Und dann haben wir erst einmal gar nichts gefunden. Von der Excel-Tabelle bis zur Großrechner-Datenbank hatten die Kollegen bei anderen Versorgern lauter selbst gestrickte Lösungen im Einsatz. Alles, aber nur keinen Standard, so Kerstin Riesch. Bis sie schließlich auf ein Projekt bei den Stadtwerken Halle aufmerksam wurde, einer der ersten Anwender des team utilities/HAV. Das System hatte uns eigentlich schon beim ersten Besuch in Halle überzeugt. Trotzdem haben wir dann im Frühsommer 2003 das Projekt regulär ausgeschrieben. Und tatsächlich fanden wir dann doch noch Anbieter mit entsprechenden Standardlösungen, die wir uns natürlich genauer angeschaut haben, so Kerstin Riesch. Letztendlich fiel die Entscheidung dann aber zugunsten der Lösung von GISA und cronos. Nicht nur die Funktionalität war so, wie wir sie uns vorgestellt haben, für uns war auch die Kompetenz des Anbieters entscheidend. Und da hatten GISA und cronos eindeutig die Nase vorn, denn die wussten einfach, wovon sie redeten, beschreibt Kerstin Riesch die Gründe für die Entscheidung. Ein weiterer Pluspunkt: das team utilities war das einzige, das sich auch zum sehr engen Zeitplan für das Projekt bekannt hatte. Es blieben ganze vier Monate für die Einführung, von September bis Ende Dezember 2003. Denn zum Jahreswechsel sollte die 15 Jahre alte Großrechnerlösung, die bis dahin bei der Bewag für das Hausanschlussmanagement eingesetzt wurde, im Zuge der IT-Konsolidierung bei Vattenfall Europe abgeschaltet werden. Nur knapp vier Monate Zeit also, in der nicht nur zahlreiche Schnittstellen zu benachbarten Systemen realisiert werden mussten, sondern auch die Altdaten migriert und das neue Hausanschlussmanagement zusätzlich auch noch in das Installateursportal integriert werden sollte. Dieses Portal ist bei der Bewag die zentrale Plattform für die Kommunikation mit den Partnern im Handwerk. Auch mit dem Installateursportal war die Bewag seinerzeit ein Vorreiter. Schon im Jahr 2000 hatte man als erstes deutsches Versorgungsunternehmen ein derartiges Portal ins Internet gestellt, um die bis dato papiergestützte Kommunikation möglichst schnell elektronisch abwickeln zu können. Eine der zentralen Aufgaben war es deswegen, das neue Hausanschlussmanagement in die Abläufe diese Portals zu integrieren, zumal hier bereits einzelne Teilprozesse wie etwa die Anfrage schon komplett abgebildet waren.




Es war ein großes Bündel an Aufgaben, das da auf uns zukam. Und was die Sache nicht leichter machte, war, dass viele der Aufgaben parallel erledigt werden mussten, erinnert sich Peter Fürstenberg, der das Projekt von Seiten der IT unterstützte. Beispielsweise die Datenmigration. Denn aus der alten Großrechner-Datenbank mussten nicht nur sämtliche technische Informationen und Adressdaten übernommen werden, sondern auch die gesamte Historie der einzelnen Grundstücke - insgesamt Millionen von Datensätzen. Schon aus diesem Grund wurden die Vorbereitungen für die Migration ebenso bereits im September 2003 begonnen wie die Umsetzung der zahlreichen Schnittstellen zu zahlreichen anderen Lösungen. Angefangen beim elektronischen Archiv über das geografische Informationssystem bis hin zu den Regionalstrukturen, der Adressdatenbank der Bewag, in der diese Informationen zentral verwaltet und allen anderen Softwaresystemen zur Verfügung gestellt werden. Insgesamt war das ein Pensum, das wir nur bewältigen konnten, weil wir neben einem straffen Projektmanagement flexibel und vor allem pragmatisch mit den externen Kollegen von GISA und cronos zusammengearbeitet haben, so Peter Fürstenberg. Da wurde nicht bei jeder Frage ein ´change request´ ausgestellt, sondern wir haben uns zusammen an den Bildschirm gesetzt und das Problem erledigt. Das Ergebnis war eine Punktlandung: pünktlich zum 5. Januar 2004 wurde das team utilities/HAV von der Bewag in Betrieb genommen und das Altsystem abgeschaltet. Auch die Datenmigration war erfolgreich: ganze 4.000 Datensätze mussten manuell nachbearbeitet werden, bei dem Millionenvolumen der fehlerfrei übernommenen Datensätze ein absolut akzeptabler Wert.




Wenn man bedenkt, dass wir in Berlin mit rund 10.000 Hausanschluss-bezogenen Vorgängen ein Volumen zu bearbeiten haben, das genauso groß ist, wie im gesamten Land Brandenburg, muss man feststellen, dass die Einführung des neuen Systems ideal gelaufen ist, fasst Kerstin Riesch ihre Erfahrungen zusammen. Auch die rund 250 Mitarbeiter, die bei der Bewag insgesamt mit dem team utilities/HAV arbeiten, haben das System sofort akzeptiert. Das ist sicherlich zum einen ein Erfolg der intensiven Schulungen, die wir parallel zum Projekt durchgeführt haben. Zum anderen ist es aber auch die Funktionalität und die Bedienung des Systems, die den Mitarbeiter nun ganz neue Möglichkeiten bietet. Vor allem auch die Integration in das Installateursportal hat zu einer wesentlichen Steigerung der Geschwindigkeit aber auch der Qualität bei der Bearbeitung der einzelnen Anfragen geführt. Wir bewegen heute nicht nur deutlich weniger Papier als früher, auch die Zahl der telefonischen Anfragen hat sich drastisch reduziert. Denn der Installateur kann nicht nur seine Anfragen online eingeben, sondern auch jederzeit den Status der Bearbeitung des einzelnen Falls abfragen und nachvollziehen, beschreibt Kerstin Riesch die Vorzüge des Systems. Sind die Angebote dann mit dem team utilities/HAV erstellt, landen die Beauftragungen wieder im Portal, der Installateur holt sich seinen Auftrag im Internet ab. So sind wir heute in der Lage, unsere Servicegarantien absolut einzuhalten und ein Standardangebot in spätestens zwei Tagen abzugeben sowie den kompletten Ausführungs- und Abrechnungsprozess in höchsten fünf Tagen durchzuführen, so Kerstin Riesch weiter. Auch das ISO 9001-Audit, das Anfang Juni turnusgemäß durchgeführt wurde, wäre ohne das neuen Hausanschlussmanagement kaum so reibungslos über die Bühne gegangen. In meinen Augen ist das ´team utilities/HAV´ von GISA und cronos heute das Standardsystem für das Hausanschlussmanagement im SAP-Umfeld. Damit haben wir hier für die weiteren Vattenfall Europe-Unternehmen ein solides Fundament geschaffen, auf dem diese jetzt ebenfalls ihr Hausanschlussmanagement neu ausrichten und effizient gestalten können, so das Fazit von Kerstin Riesch.







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