VISOS GmbH

Wartung von A bis Z: Sauber geplant und durchgängig abgebildet

VISOS mit neuen Planungsinstrumenten und integriertem Logistikprozess zur CeBIT

"Ein Geschäftsprozess ist immer nur so gut, wie die Qualität der bereitgestellten Daten und die Form ihrer weiterführenden Verarbeitung." Unter diesem Motto zeigt die Ulmer VISOS GmbH auf der diesjährigen CeBIT, wie Unternehmen die Qualität ihrer betrieblichen Instandhaltung durch eine exakte Kapazitätsplanung und Arbeitszeiterfassung sowie durch eine enge Integration in kaufmännische Systeme optimieren. Anhand konkreter Praxisbeispiele stellt VISOS dabei zum einen die neuen Module ihrer Instandhaltungslösung "VI" zur Arbeitsvorbereitung und Zeiterfassung vor. Zum anderen demonstrieren die Instandhaltungsspezialisten, wie sich VI mit kaufmännischen Unternehmensanwendungen wie SAP, Navision, oder Schleupen.CS über unterschiedliche betriebliche Prozesse hinweg vollständig vernetzen lässt. Gezeigt wird hierbei ein durchgängiger Logistikprozess ohne Systembrüche: von der Erfassung und Bearbeitung eines Wartungsauftrags oder allgemeinen Aufträgen über die Bestandführung und Reservierung von Ersatzteilen bis hin zur technischen Fertigmeldung und abschließenden Kontierung von Material- und Arbeitsleistungen.




Arbeitsvorbereitung und Arbeitszeiterfassung für saubere Daten





Zentraler Bestandteil des neuen VI-Moduls "Arbeitsvorbereitung" ist die detaillierte Kapazitätsplanung. Aufgabe ist hierbei die übergeordnete Planung aller Vorgänge, sprich die Zuordnung von Zeit und Mitarbeiter sowie Auftrag, Instandhaltungsobjekt und Betriebsmittel. Auf diese Weise können die grundlegenden Wartungsinformationen um eindeutig zugewiesene Planungswerte ergänzt werden. Über eine intuitive Kalenderoberfläche, die in Tages-, Wochen-, Monats- sowie Jahresansichten gegliedert werden kann, plant der Anwender via "Drag and Drop" die Kapazitäten aller Mitarbeiter, Arbeitsgruppen oder Geschäftsbereiche. Mit Hilfe einer Plausibilitätsprüfung wird sichergestellt, dass die geplanten Aufträge gemäß ihrer Priorität in der richtigen Reihenfolge terminiert werden. Neben der Kapazitätsplanung für einzelne Servicetechniker und Aufträge können auch mehrere Mitarbeiter einem einzelnen Auftrag zugeordnet werden, wobei systeminterne Überwachungsfunktionen eventuelle Überschneidungen wie Mitarbeiterüberlastung, Krankheit oder Urlaub verhindern. Auf diese Weise kann der Anwender schnell Über- oder Unterkapazitäten identifizieren und auf potenzielle Engpässe zeitnah reagieren. Bei der Freigabe eines Auftrags können auch individuelle Genehmigungsverfahren vorgeschaltet werden, so dass genehmigungspflichtige oder sicherheitskritische Wartungsarbeiten ausschließlich von entsprechend qualifizierten oder autorisierten Personen ausgeführt werden. Um dies zu gewährleisten, sind in VI die Qualifikationen und Berechtigungen aller Mitarbeiter hinterlegt. Darüber hinaus ist die Planung, Anzeige und Nachverfolgung eingesetzter Betriebsmittel wie Einsatzfahrzeuge oder Werkzeuge über das neue VI-Modul möglich. Einsatz- und Verwendungszeiten werden an den jeweiligen Auftrag "gebunden" und im Kapazitätskalender angezeigt. So wird verhindert, dass eine Auftragsvergabe ohne verfügbare Werkzeuge oder Fahrzeuge erfolgt. Bei Aufträgen, die sich über einen längeren Zeitraum oder über mehrere Arbeitsschichten erstrecken, wird angezeigt, wie viel Prozent vom jeweiligen Auftragsvolumen bereits erledigt sind.




Das Modul "Arbeitszeiterfassung" sorgt anschließend für die lückenlose Rückmeldung der getätigten Instandhaltungsarbeiten und verwaltet Urlaubszeiten, Krankheitsfälle, Arbeitszeitausgleiche oder Rufbereitschaften aller Mitarbeiter. Darüber hinaus können sowohl die angefallenen Fahrleistungen inklusive der Kilometerleistung als auch die Einsatzstunden im System gebucht werden. Um mögliche Zeitüberschneidungen oder Falschangaben zu überprüfen, werden bereits erfasste Arbeitsleistungen angezeigt.




Integrierte Logistikprozesse: Datenverarbeitung ohne Systembrüche


Zweiter Schwerpunkt des Messeauftritts von VISOS ist die bidirektionale Verknüpfung instandhaltungsrelevanter Daten mit Informationen aus unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Anwendungen wie dem Auftragsmanagement, der Material- und Lagerverwaltung sowie der Beschaffung. Kern der Integration ist die Erfassung und Abwicklung von Instandhaltungsaufträgen. Ein Beispielszenario: Für jeden neuen VI-Auftrag wird ein entsprechender Auftrag mit eindeutiger Auftragsnummer im kaufmännischen System angelegt. Bei der anschließenden Bearbeitung wird der Auftrag in VI via E-mail, Fax oder PDA an den entsprechenden Servicetechniker übergeben, der die Reparatur- und Wartungsarbeiten ausführt. Die Materialstammdaten können sowohl im eingesetzten ERP-System als auch in VI verwaltet werden. Auf diese Weise hat der VI-Anwender die für ihn relevanten Daten, wie beispielsweise Lagerbestände, stets aktuell im Zugriff und kann bei Bedarf das notwendige Ersatzteil direkt reservieren bzw. bestellen. Ist der Auftrag abgeschlossen, erfolgt eine abschließende Übergabe der technischen Fertigmeldung sowie der buchhalterischen Informationen über die angefallenen Arbeitsstunden, Lohn- oder Materialleistungen.






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Gegründet am 1. Januar 2001, ist die Ulmer VISOS GmbH spezialisiert auf Organisationsberatung und Geschäftsprozessoptimierung sowie auf die Softwareauswahl, Softwareeinführung und –integration von Unternehmensanwendungen. Im Sommer 2003 wurde die VISOS AG in der Schweiz gegründet. Derzeit betreut die VISOS mit rund 25 Mitarbeitern mehr als 150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben dem Beratungsangebot entwickelt VISOS, gemeinsam mit dem Tochterunternehmen SWI GmbH, das Softwarepaket VISOS Instandhaltung, das derzeit von 100 Industrieunternehmen und Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft erfolgreich eingesetzt