Kendox AG

Was kommt nach dem Dokumenten Management?

Das Konzept der Knowledge Application Software

Elektronische Archivierung und Dokumenten Management gehören heute zur Standard-IT-Ausrüstung eines Unternehmens. Damit können Dokumente zwar korrekt verwaltet werden, aber es ist nach wie vor ein Problem, wichtige Informationen und Inhalte schnell und zuverlässig zu finden. Insbesondere wenn es sich um unstrukturierte Inhalte aus Office-Dokumenten, PDFs oder E-Mails handelt. Die "Knowledge Application Software"-Familie des Schweizer Unternehmens KENDOX AG schafft hier Abhilfe.



Den Mitarbeiter im Unternehmen optimal mit Wissen bedienen und vorhandene, aber unstrukturierte Informationen schnell und intelligent bereitstellen, das ist eine der zentralen Fähigkeiten der Knowledge Application Software von KENDOX. Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit, diese Inhalte und Informationen im Team zu nutzen, sie zu verteilen und gemeinsam damit zu arbeiten. Natürlich werden Funktionen wie die elektronische Archivierung schon wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiter benötigt. Sie sind für uns aber nur ein selbstverständlicher Standard, den Systeme heute einfach bieten müssen, so Manfred Terzer, der KENDOX-Geschäftsführer. KENDOX bietet deswegen weitergehende Möglichkeiten für die verteilte und dezentrale Dokumentenbearbeitung, Medien- und Inhalte-Verwaltung, aber auch für die Internet-Zusammenarbeit, Teamworking, Wissensmanagement und intelligente Informationsauswertung.



Mit KENDOX InfoCodex steht beispielsweise ein Werkzeug zur Verfügung, das einen kostengünstigen Start in das Thema Wissensmanagement ermöglicht. Auf Basis des mitgelieferten Vokabulars von rund 2,2 Millionen Wörtern kann es auch sofort und ohne zusätzliches Customizing in Betrieb genommen werden. "Es ist an der Zeit, dem Thema ´Wissensmanagement´ den Nimbus des ´Hochkomplizierten´ und ´Aufwändigen´ zu nehmen. Denn mit KENDOX InfoCodex lassen sich auch ganz einfache Anwendungen umsetzen, mit denen mittelständische Unternehmen schnell enorme Einsparungspotenziale erschließen können, beschreibt Manfred Terzer die Vorteile des Systems. So ist es mit der KENDOX Knowledge Edition beispielsweise möglich, Transparenz in den Dschungel der unstrukturierten Dokumente oder E-Mails zu bringen, die verstreut im Unternehmen auf verschiedensten File-Systemen, in Datenbanken oder in Systemen wie Lotus Notes abgelegt sind. Aber auch die automatisierte Informationsgewinnung über das Internet und unterschiedliche Datenbanken hinweg, beispielsweise für die Marktbeobachtung, Patentrecherchen oder für andere Anwendungsfälle, kann mit KENDOX einfach umgesetzt werden.



In der Schweiz arbeitet KENDOX mit Partnern wie adeon ag, Altendorf/SZ, oder FIVE Informatik AG, Schönbühl, zusammen. "Die KENDOX-Produktpalette setzt dort an, wo elektronische Archivierung und Dokumenten Management Systeme, wie wir sie heute kennen, aufhören", beschreibt Simeon Zimmermann, Geschäftsführer der adeon ag, den Grund für die Erweiterung des Portfolios. "Damit bieten wir unseren Kunden eine Lösung, die technisch wie funktional in die Zukunft weist, egal ob es um Themen wie ‚Collaboration’, ‚intelligente firmenweite Suchmaschinen’ oder ‚Wissensmanagement’ geht", so Zimmermann weiter. Und Reto Ponato, bei FIVE Informatik AG zuständig für das Thema Dokumenten Management, ergänzt: " Nach fast 15 Jahren Dokumenten Management werden jetzt weiterreichende Instrumente benötigt, die es ermöglichen, Informationen und Dokumente überall und immer verfügbar zu haben, sie mit anderen gleichzeitig bearbeiten zu können und Inhalte und Informationsbeziehungen schnell, einfach und vor allem intelligent zu erschließen."



Dass dies keine Visionen sind, sondern Lösungen für die Praxis, zeigt das Beispiel ERNI. Bei der deutschen Tochter des schweizerischen Konzerns, der ERNI Elektroapparate GmbH, wird KENDOX InfoCodex derzeit eingeführt und bietet künftig einen einheitlichen Zugriff sowohl auf alle strukturierten Dokumente, die in elektronischen Archiven abgelegt wurden, als auch auf unstrukturierte Informationen, die auf unterschiedlichen Servern und in ganz unterschiedlicher Form gespeichert sind – etwa als Word-, Excel- oder PDF-Datei, als E-Mail oder als PowerPoint-Präsentation. "Wir sind weltweit aktiv und präsent. Deswegen war es für uns wichtig, ein Wissensmanagement-System zu finden, mit dem wir nicht nur deutschsprachige, sondern gleichzeitig auch englische oder französische Dokumente und Inhalte finden – und das nicht nur mit Suchworten, sondern auch themenbezogen", beschreibt Bernd Haug, Leiter der Informationstechnik bei ERNI, eine der wesentlichen Anforderungen.



Autor: Uwe Pagel, exklusiv für IT Business (Schweiz)