adeon ag

Wenn die Akten Überhand nehmen

Klinik St. Pirminsberg setzt für effiziente Verwaltungsabläufe auf adeon ag

Seit der Gründung 1847 werden in der Klinik St. Pirminsberg psychisch kranke Menschen aus dem Südteil des Kantons St.Gallen behandelt und gepflegt. Die rund 300 Mitarbeitenden gewährleisten die stationäre psychiatrische Versorgung und Behandlung der Patienten nach neuesten Erkenntnissen der Wissenschaft sowie nach anerkannten ethischen Grundsätzen. Dabei entsteht eine enorme Menge an Papierakten. Nicht nur im Personalbüro, wo sämtliche Unterlagen der oft langjährigen Mitarbeitenden verwaltet werden, auch die Patientendossiers wachsen bei einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer der Patienten von 55 Tagen zu hohen Stapeln an. Darüber hinaus verursacht der allgemeine Klinikbetrieb ein hohes Dokumentenaufkommen, etwa in der Finanzbuchhaltung oder der Verwaltung. Um diesen Papierbergen Herr zu werden, hat die Klinik St. Pirminsberg den IT-Lösungsanbieter adeon ag beauftragt, ein umfassendes Dokumenten-Management-System einzuführen.



Die Klinik St.Pirminsberg ist ein Kompetenzbereich der St.Gallischen Psychiatrie-Dienste Region Süd, welche den Auftrag der psychiatrischen Grundversorgung im Versorgungsgebiet von 180.000 Ein-wohnern erfüllt. Das psychiatrische Angebot der Klinik umfasst Diagnostik, Beratung, Behandlung und Pflege von Akut- und Chronischkranken mit einer Aufnahmebereitschaft rund um die Uhr. "Wir sind seit rund 150 Jahren eine der wichtigsten Institutionen für psychisch kranke Menschen im Kanton St. Gallen. Diese Stellung hat zur Folge, dass kontinuierlich grosse Mengen an Papier entstehen, die wir bearbeiten und aufbewahren", beschreibt Alexander Dort, verantwortlich für das betriebliche Rech-nungswesen im Klinikum St. Pirminsberg, die Ausgangslage. Zirka 1.000 "aktive" Patientendossiers inklusive Leistungsabrechnung, 450 Personalakten und an die 4.000 Rechnungen werden jährlich durch den Klinikbetrieb bearbeitet. Hinzu kommt eine Vielzahl an Verträgen und Leistungsvereinba-rungen. Diese Papiermengen wurden über die Jahre immer unhandlicher. "Nicht nur, dass die Archive an ihre Kapazitätsgrenzen stiessen. Auch das wieder Auffinden von Akten und Verträgen nahm mehr und mehr Zeit in Anspruch. Ein Teil unserer Patienten kommt in regelmässigen Abständen zu uns. Das bedeutet, dass wir uns regelmässig auf die Suche nach den bestehenden Akten begeben. Hinzu kommt, dass wir bei externen Anfragen, etwa von Ärzten oder Krankenkassen, jederzeit auskunftsbe-reit sein sollten, was mit den anfallenden Mengen an Akten oft sehr schwierig ist", so Dort weiter.



Ein System für alle Dokumente

Dass dieser Zustand auf lange Sicht unhaltbar war, wurde den Verantwortlichen in St. Pirminsberg bewusst, als das Suchen nach Unterlagen deutlich zu viel Zeit in Anspruch nahm. Ein Beispiel: Wenn im Rahmen der monatlichen Berichtserstattung wichtige Detailinformationen einzusehen waren, konnten diese in der Regel nicht zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Im Jahr 2003 wurde daher der IT-Lösungsanbieter adeon ag aus Altendorf beauftragt, für alle Dokumenten-intensiven Klinikabläufe ein zentrales Dokumenten-Management-System einzuführen. Ziel war es, die Papierlast zu schmälern und - wo möglich - zu eliminieren. Diese Aufgabe erstreckte sich über folgende fünf Dokumentenbereiche: Patientendossier, Personalakte, Kreditorenprozess, Vertragsverwaltung sowie Dokumente der Geschäftsleitung. Für den notwendigen Datenschutz sollte ein detailliertes Berechtigungskonzept erstellt werden, welches Anwender und Zugriffsrechte auf die festgelegten Dokumenten-Bereiche definiert. Nach einer Auswahlphase entschied sich die Klinik für die windowsbasierte DMS-Lösung der adeon mit InfoStore.



Das Ende vom Suchen und Nichtfinden – Schrittweise Einführung

Im Anschluss an eine detaillierte Projektvorbereitung begann man mit der Einführung der elektroni-schen Personalakte. In dieser werden alle relevanten Informationen zum einzelnen Mitarbeiter vom Eintritt bis zum Austritt gespeichert. "In diesem ersten Schritt konnten wir in unserem Papierarchiv spürbar Platz schaffen und die Arbeitsgeschwindigkeit im Personalbüro deutlich erhöhen", erinnert sich Dort. Für das intuitive Navigieren in der neuen digitalen Personalakte, wurden die einzelnen Re-gister aus dem Papiervorgänger übernommen. Dazu zählen Arbeitsverträge und Vereinbarungen, Unterlagen für die öffentlichen Träger, Absenzen und Urlaube, Weiterbildungen, Beförderungen sowie Zeiterfassung, Unfalldokumente und allgemeine Korrespondenzen. Während des eigentlichen Scann-Vorgangs wurden zunächst alle Dokumente nach den jeweiligen Registern sortiert. Anschliessend erhielt jedes Register einen individuellen Barcode für die eindeutige Indexierung im Archiv. Das Ergebnis des ersten Meilensteins: Alle Dokumente stehen sowohl den Anwendern mit Personalverantwortung als auch dem Personalbüro zentral zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich Änderungen in den Akten, beispielsweise eine Lohnerhöhung, Beurteilung oder Gratifikation, zeitnah bewerkstelligen. Zudem kann jetzt jede Informationsanfrage rasch beantwortet werden. Das mühsame Suchen der entsprechenden Informationen aus verschiedenen Akten an verschiedenen Orten entfällt.



Reibungslose Abläufe rund um den Kreditorenprozess

Nach dem erfolgreichen Roll-Out der ersten Phase machten sich die Projektmitarbeiter der adeon an die Digitalisierung des Kreditorenprozesses. Die Anforderungen konzentrierten sich auch hier zum einen auf die effiziente Bearbeitung und das gezielte Wiederfinden von Belegen und Rechnungen. "Es war ein stetes Treppauf und Treppab. Die Finanzbuchhaltung und die Betriebsbuchhaltung arbeiten räumlich getrennt, nutzen jedoch dieselben Dokumente. Mann konnte also davon ausgehen: Immer dort wo der Sachbearbeiter sich befand, war die Rechnung gerade nicht", erklärt Alexander Dort die Notwendigkeit einer zentralen Lösung. Zum anderen sollte jedes Dokument revisionssicher verwaltet werden, sprich: alle Veränderungen werden als Dokumentenkopie gespeichert. Das Original bleibt unverändert bestehen. Alle ankommenden Rechnungen werden heute mit einem Barcode versehen und vom Besteller und dem Budgetverantwortlichen geprüft. Bei der anschliessenden Buchung wird die eindeutige Barcode-Nummer im administrativen System Opale hinterlegt, weitere Indexwerte über diesen Barcode aus Opale ausgelesen und mit dem Dokument archiviert. Nach einer letzten Freigabe durch die Verwaltungsleitung werden die Dokumente in der Kreditorenabteilung gescannt und elektronisch archiviert. Eine künftige Schnittstelle zwischen dem DMS-System und Opale wird dafür sorgen, dass alle archivierten Rechnungen über die Belegnummer oder den Kreditor direkt aus dem administrativen System heraus aufgerufen werden können.



Die elektronische Patientenakte

Im dritten Teilschritt des Projekts realisierte adeon das elektronische Patientendossier. Hierbei wur-den, analog zur Personalakte, alle Papierunterlagen in einer digitalen Akte zusammengefasst. Die Vorgehensweise: Die Unterlagen werden nach Dokumentenarten sortiert und durch Trennblätter the-matisch auseinander gehalten. Der Barcode auf den Trennblättern sorgt bei der Indexierung für die eindeutige Zuweisung von Dokument zu Dokumentenart. Dazu zählen beispielsweise Eintritt/Austritt, Stammblatt, Kostengutsprache, Zeugnisse, Abteilungswechsel, Transporte, Gutachten oder Konsilien. Über eine Datenbankschnittstelle zu Opale wird die Akte zudem mit den eindeutigen Patientendaten: Vorname, Nachname, Geburtstag und Patientennummer versehen. Nun kann der Anwender komfortabel im Archiv nach der Patientennummer suchen und hat unverzüglich zentralen Zugriff auf alle Daten und Dokumente. "Heute sind wir in der Lage, zu jedem Patienten sofort Auskunft geben zu können – sei es bei Anfragen durch externe Ärzte oder bei der Abwicklung der Leistungsabrechnung mit dem Gesundheitsdepartement und den Krankenkassen", freut sich Alexander Dort über diese Qualitätssteigerung im Informationsprozess.



Sensible Dokumente sicher geschützt

Neben den Dokumenten, die im täglichen Klinikbetrieb benötigt werden, kümmerte sich adeon in der letzten Projektphase auch um die effiziente Dokumentenverwaltung in der Chefetage und dem Cont-rolling. Dabei wurden Budgetvorlagen, sensible Finanzdokumente und Analysen im DMS-System digitalisiert und anschliessend dem Aktenvernichter übergeben. Hinzu kam auch das Vertragswesen, ein 500 Seiten dicker Leitz-Ordner mit verbindlichen Vereinbarungen, der nie dort zu finden war, wo er gebraucht wurde.



Revisionssicher in die Zukunft

Das Ziel wurde vollständig erreicht. Ein Grossteil aller Papierdokumente, die in der psychiatrischen Klinik St. Pirminsberg kursieren, wird heute elektronisch verwaltet und bearbeitet. Die Papierberge sind rückläufig, in der Personalverwaltung konnten über 50 Prozent der Akten vernichtet werden. Doch damit nicht genug. Um die Papierlast endgültig zu reduzieren, wird in einem Folgeprojekt die digitale Signatur eingeführt. Diese ist notwendig, um die digitalen Dokumente auch im "Auge des Gesetzes" revisionssicher zu speichern und zu bearbeiten. Erst dann können viele der Originalunterlagen endgültig vernichtet werden. "Ist dieses Projekt dann abgeschlossen, können wir im wahrsten Sinne des Wortes ein ‚Freudenfeuer’ entzünden", schliesst Alexander Dort.



Über die St. Gallische Psychiatrie-Dienste Region Süd

Die Psychiatrieversorgung des Kantons St.Gallen wurde 1997 in die beiden Regionen Nord und Süd aufgeteilt. Die Idee dahinter: Regionale Zusammenfassung und bessere Vernetzung der ambulanten, teilstationären und stationären Psychiatrieangebote und –dienstleistungen. Träger der Psychiatrie Süd ist der Kanton St. Gallen. Zu den St. Gallischen Psychiatrie-Diensten Region Süd gehört die Klinik St. Pirminsberg für Psychiatrie, Psychotherapie und Suchtbehandlung in Pfäfers sowie die drei ambulanten Fachstellen für Sozialpsychiatrie und Psychotherapie in Sargans, Uznach und Heerbrugg. Im stationären Bereich ist die Psychiatrie Süd zudem Partner des Fürstentums Liechtenstein.



Über die adeon ag

Die adeon ag mit Sitz in Altendorf/SZ ist ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen, das sich mit dem Vertrieb und der Integration von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen

Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Prozess Management und Knowledge Management beschäftigt. Das Ziel des von erfahrenen IT-Fachleuten gegründeten Unterneh-mens ist es, Lösungen an die Bedürfnisse der Anwender masszuschneidern und zu implemen-tieren. Zu den Kernkompetenzen gehören die umfassende Systemanalyse und Konzeption, die lösungsorientierte Integration von Hard- und Software-Produkten renommierter Anbieter, die systematische Projektleitung mit einer effizienten und termingerechten Realisierung sowie die Unterstützung bei der Einführung.