Kendox AG

Zukunftsstrategien: Vom Informations- zum Wissensanbieter

KENDOX macht beim ITP Verlag das gesammelte Wissen auf Knopfdruck verfügbar

Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt sich der ITP Verlag, Kaufering, mit Informationstechnologie. Im Mittelpunkt steht dabei ein ganz spezielles Thema: Die Midrange-Plattform der IBM, die unter der Bezeichnung AS/400 – später dann als IBM iSeries und i5 – vor allem durch ihre Stabilität und Zuverlässigkeit bekannt geworden ist. Mit Büchern und der Fachzeitschrift "Midrange Magazin" hat sich der ITP Verlag dabei inzwischen als einer der wichtigsten Informationsanbieter zu dieser Plattform etabliert. Ein Spektrum, das in den vergangenen Jahren zunehmend durch Online-Angebote ausgebaut wurde. Mit Hilfe des Wissensmanagementsystems KENDOX InfoCodex wird aus diesem Informationsangebot jetzt ein echtes "Wissensangebot".



"Wenn man weiß, wo man suchen soll, findet man die Informationen im Allgemeinen. Nur weiß man das oft einfach nicht", fasst Michael Wirt, Chefredakteur des Midrange Magazins, das Grundproblem des heutigen Informationsmanagements zusammen. Selbst wenn Dokumente, E-Mails mit und ohne Attachments oder andere Dateien einigermaßen strukturiert abgelegt werden, entsteht über die Jahre ein Informationsdschungel, in dem man das Gesuchte nur noch mit größter Mühe wieder findet. Vor allem, wenn diese Informationen, wie beim ITP Verlag, auf verschiedenen Servern verstreut in einer sehr heterogenen IT-Landschaft liegen. "Als Fachverlag mit einer entsprechenden Spezialisierung haben wir natürlich eine i5 im Einsatz, über die wir unseren gesamten Vertrieb, das Anzeigengeschäft sowie das Finanz- und Rechnungswesen abwickeln. Dazu kommen insgesamt vier Intel-Server für die Produktion sowie das Internet-Angebot", beschreibt Michel Wirt die Voraussetzungen. Auf diesen Intel-Servern liegen inzwischen weit mehr als 20.000 Word-Dokumente, Tausende von Grafiken und zahllose andere Dateien – und täglich kommen neue Dokumente dazu.



Trotz aller elektronischen Hilfsmittel gestaltete sich die Recherche nach einzelnen Dokumenten oder bestimmten Informationen, die in diesen Dokumenten enthalten sind, bislang mühsam und langwierig. Vor allem war es nahezu unmöglich, Zusammenhänge zu erkennen und herzustellen. Denn die Daten kommen aus ganz unterschiedlichen Quellen: Auf der i5 werden E-Mails und Attachments beispielsweise über Lotus Notes in entsprechenden Datenbanken verwaltet. Vertriebsinformationen und der gesamte Adressbestand liegen in einer DB2-Datenbank und werden mit einer individuell entwickelten Lösung bearbeitet. Dazu kommt ein elektronisches Archiv für die ein- und ausgehenden Belege. Artikel und Manuskripte dagegen werden auf den Intel-Servern in einer ganz normalen Dateistruktur abgelegt. "Hier herauszufinden, wer wann und wie welche Dokumente eingebracht hat, ist nahezu unmöglich", fasst Michael Wirt die Problematik zusammen. "Aber auch bestimmte Informationen aus dem Wissenspool herauszufiltern, der sich bei uns über die Jahre hinweg aufgebaut hat, war bisher nur mit Klimmzügen machbar."



Sein Ziel war deswegen schon seit längerem, einen einheitlichen Zugang zu allen relevanten Informationen zu schaffen, egal woher diese Informationen stammen und auf welchen Plattformen sie verwaltet werden. Entsprechende Lösungen für das Wissensmanagement werden zwar schon länger auf dem Markt angeboten, waren aber bisher für einen kleinen Fachverlag sowohl preislich wie auch im Aufwand für die Einführung und den Betrieb eindeutig überdimensioniert. "Mit KENDOX InfoCodex hat sich dies nun grundlegend geändert. Wir haben dieses System nicht nur innerhalb von Stunden in Betrieb nehmen können. Auch die Bedienung ist so einfach, dass selbst ein Anwender, der wie ich über Notes, Office und den Internet Explorer hinaus wenig Ambitionen hat, sofort mit dem System arbeiten konnte", so Klaus-Dieter Jägle, Geschäftsführer des ITP Verlags, zu den ersten Erfahrungen mit dem neuen System.



Im ersten Schritt wurden sämtliche unstrukturierten Dokumente aus dem redaktionellen Umfeld erschlossen. "Was uns hier besonders begeistert hat, war die Geschwindigkeit, mit der KENDOX InfoCodes den gesamten Datenbestand automatisch indiziert hat. Ohne, dass man das System in irgendeiner Form trainieren musste, standen sämtliche benötigten Informationen plötzlich auf Knopfdruck zur Verfügung", beschreibt Michael Wirt die ersten Effekte. Und nicht nur aus Word-Dokumenten. Das System findet die Informationen auch in all den zahlreichen anderen Formaten, in denen die Dokumente täglich in der Redaktion eingehen, vom PDF bis hin zu RTF (Rich Text Format). Im zweiten Schritt kamen dann die Notes-Datenbanken an die Reihe, in denen nochmals fast 25.000 Dokumente der Erschließung harrten. "Allein schon die Umsetzung dieser beiden ersten Schritte brachte uns eine unwahrscheinliche Unterstützung bei der täglichen Arbeit. Denn eine der wesentlichen Tätigkeiten eines Redakteurs ist nun mal das Suchen, das Finden und das Verarbeiten von Informationen", so Michael Wirt.



Nachdem nun das Wissensmanagement vollständig für die redaktionellen Prozesse genutzt werden kann, wird dieses Instrument beim ITP Verlag in alle Abläufe eingebunden. An erster Stelle steht dabei natürlich der Vertrieb. Auch hier gilt es, ein Mengenproblem in den Griff zu bekommen. Denn allein im CRM-System schlummern rund 5 Millionen Datensätze zu den unterschiedlichsten Vorgängen. Dazu kommt eine Adressdatenbank mit 45.000 Adressen und rund 110.000 Ansprechpartnern. "Diese Adressen sind für uns ein ganz wichtiges Kapital, denn es gibt nur wenige, die einen derartig umfassenden Adresspool für die Zielgruppe der IBM-Midrange-Anwender haben", beschreibt Michael Wirt die Bedeutung dieses Projektes für den Verlag. "Eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden, mit allen Vorgängen, Stammdaten, zugehörigen Dokumenten und E-Mails, ist da natürlich Gold wert." Deswegen soll KENDOX InfoCodex künftig voll integriert mit dem Vertriebssystem laufen und direkt über das System angesteuert werden können. Daneben soll aber auch das elektronische Archiv integriert werden, so dass dann zusätzliche Informationen zum Kunden wie Rechnungen oder Belege über ein einheitliches Medium zur Verfügung stehen.



Das zweite zentrale Projekt, das derzeit angegangen wird, ist die Integration des Wissensmanagements in das Internet-Angebot des ITP-Verlags. Hier verteilt man seit XX Jahren mit dem "Monday-Morning-Ticker" den mit xx,000 Abonnenten wichtigsten Newsletter für die IBM-Midrange-Gemeinde in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Dieses Angebot wurde vor kurzem durch einen speziellen Nachrichtendienst für IT-Spezialisten sowie einen Manager-Newsletter erweitert. Ein "Midrange Solution Finder", Inhalte aus Fachbüchern und Workshops, sowie seit neuestem auch Web-Cast-Angebote ergänzen das Portfolio. "All dies werden wir künftig online via Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Damit werden wir vom Informationslieferanten zum Wissensanbieter. Egal, ob es sich um technische Informationen, um Marktdaten oder um ganz spezifische Fragestellungen handelt: All das finden unsere Leser künftig auf Knopfdruck. Insofern ist das Thema ‚Wissensmanagement’ für uns eine ganz wichtige Basis für die Weiterentwicklung unseres Unternehmens in der Zukunft", so das Fazit von Michael Wirt.



Autor: Uwe Pagel