Schleupen AG

Zuverlässige Prozesskontrollen für mehr Rechtssicherheit

Stadtwerke Wolfenbüttel mit IT-gestütztem Internen Kontrollsystem (IKS)

Mit der Einführung des neuen Internen Kontrollsystem (IKS) von Schleupen, einem Modul des Risikomanagementsystems R2C_risk to chance, sorgen die Stadtwerke Wolfenbüttel jetzt für mehr Transparenz und Rechtssicherheit in ihren Abläufen. Das neue IKS unterstützt das Unternehmen bei der Umsetzung aller wesentlichen Prozesskontrollen und macht diese transparenter. So wird sichergestellt, dass beispielsweise Prozesse, die von der Bundesnetzagentur (BNetzA) verbindlich vorgeschrieben sind, auch exakt nach der Vorgabe des Regulators abgewickelt werden. Die Software basiert auf einem übersichtlichen Prozessatlas in dem die verschiedenen Prozesse abgebildet und typische Kontrollen bereitgestellt werden. Sie müssen somit nicht jedesmal neu entwickelt werden. Zudem können weitere Kontrollen vordefiniert werden und sind jederzeit abrufbar. Mit dem IKS können die Stadtwerke Wolfenbüttel jetzt sicherstellen, dass alle wichtigen Prozesse fehlerfrei ablaufen. Das System erfüllt damit auch die Bestimmungen des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG)  sowie des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG), nach denen nun auch "Unternehmen öffentlichen Interesses", wie etwa mitbestimmte GmbHs, umfangreiche Anforderungen an die Corporate Governance erfüllen müssen.
Beispiel Personalstammdaten: "Im Rahmen der Prozessanalyse nehmen wir hier etwa den Prozess ‚Personalstammdatenpflege’ auf. Im nächsten Schritt legen wir die Kontrollen fest und dokumentieren sie – vollständig, korrekt, aktuell. Im dritten Schritt prüfen wir diese dann regelmäßig auf Wirksamkeit und Umsetzung ", erläutert Harald Wiese, kaufmännischer Leiter & Prokurist der Stadtwerke Wolfenbüttel. "Bei negativem Testergebnis können wir die Kontrollen optimieren und entsprechende Maßnahmen einleiten. Beim nächsten Testprozess wird anschließend erneut überprüft, ob sie nun fehlerfrei sind und wirksam funktionieren." 
"Die Prüfungsergebnisse lassen sich mit R2C_IKS transparent darstellen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Kontrollen dahingehend zu optimieren, dass zum Beispiel mehrere Prozessrisiken mit Hilfe einer einzigen Kontrolle abgedeckt werden können", ergänzt Marco Mannes, Leiter Consulting/Produktmarketing im Bereich Risikomanagement der Schleupen AG. "Denken Sie etwa an drei oder vier Zahlungsabläufe, die aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens parallel initiiert werden." Dadurch entsteht ein echter Mehrwert für das Unternehmen, da die Kontrolllandschaft einfacher und effizienter wird.
Die Stadtwerke Wolfenbüttel sind bereits seit Januar 1980 Kunde der Schleupen AG. 2003 entschied sich das Unternehmen für das heute unternehmensweit implementierte Risikomanagement R2C_risk to chance von Schleupen. "Genau wie mit R2C_risk to chance lässt es sich auch mit R2C_IKS intuitiv arbeiten. Die IKS-Software ist einfach und klar strukturiert. Prozessschritte wie Dokumentation, Testprozess, Analyse und Optimierung sind gut abgebildet und werden revisionssicher dokumentiert. Regelmäßige Prüfungen können nachgewiesen und archiviert werden, was die Prüfungsanforderungen voll abdeckt", freut sich Wiese. "Aktuell befüllen wir die Software mit den Grundprozessen. Ab Juni werden wir mit Unterstützung des Schleupen-Teams die ersten IKS-Schritte unternehmensweit umsetzen." 
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Über die Stadtwerke Wolfenbüttel
Die Stadtwerke Wolfenbüttel GmbH bieten als regionaler Energiedienstleister alle Energiesparten aus einer Hand. Mit 84 Mitarbeitern versorgen sie insgesamt mehr als 56.000 Einwohner mit Strom, Gas, Wasser und Nahwärme.
Über Schleupen
Die Schleupen AG, gegründet 1970, erwirtschaftete im Jahr 2009 mit rund 390 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 47 Millionen Euro. Mit ihrem System für das Risikomanagement hat sich Schleupen sowohl im Mittelstand als auch bei großen Konzernen etabliert. Ein weiterer Bereich innerhalb der Schleupen AG ist "Utilities", der mehr als 300 Unternehmen aus der Energie- und Wasserwirtschaft zu seinen Kunden zählt. Im Segment der Energiewirtschaft ist Schleupen einer der wenigen Anbieter, der eine durchgängige Komplettlösung anbietet, die von der Energielogistik über das Billing bis hin zu den betriebswirtschaftlichen Anwendungen oder der Materialwirtschaft reicht. Darüber hinaus ist Schleupen in den Zielmärkten "Tax & Finance" vertreten. Hier bietet das Unternehmen eine Branchenlösung für Steuerberater.
Über R2C risk to chance
Die R2C-Produktfamilie der Schleupen AG umfasst mehrere Anwendungen, die dazu dienen, Informationsflüsse für die Bereiche Risikomanagement und interne Revision optimal zu steuern. Mit den R2C-Lösungen wird die Einhaltung der Corporate Governance-Vorgaben optimal unterstützt und die internen Prozesse werden effizient und gewinnbringend gestaltet. Wesentliche Merkmale dieser Softwarelösungen sind die hohe Funktionalität und niedrige Einführungszeiten. R2C_IKS dient sowohl der Dokumentation als auch der Prüfung des internen Kontrollsystems. Ausgehend von den Unternehmensprozessen werden die Prozessziele und Prozessrisiken strukturiert erfasst und darauf aufbauend die vorhandenden Kontrollen beschrieben. Nachfolgend kann das vorhanden IKS getestet, optimiert und mit Hilfe von vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten hinsichtlich der vorhandenen Kontrollqualität beurteilt und optimiert werden.